Denetim günü nasıl işler?
Denetim, planı ve kapsamı netleştiren kısa bir açılış toplantısıyla başlar. Ardından denetçi; süreç sahipleriyle görüşmeler, saha turu, kayıt incelemesi ve örneklem kontrollerle ilerler. Gün, tespitlerin paylaşıldığı kapanış toplantısıyla biter — sürpriz yoktur, her bulgu kapanışta açıkça anlatılır.
Denetçi hata avcısı değildir; sistemin çalıştığına dair kanıt arar. Sorular tipik olarak "Bu süreci nasıl yürütüyorsunuz? Nereden biliyorsunuz? Gösterebilir misiniz?" üçlüsü etrafında döner.
En sık yazılan 5 uygunsuzluk
Deneyimimizde ilk denetimlerde en sık karşılaşılan bulgular şunlardır:
- İç tetkikin yapılmamış ya da tüm süreçleri kapsamamış olması
- Yönetim gözden geçirme (YGG) toplantısının standardın istediği girdilerle yapılmaması
- Düzeltici faaliyetlerde kök neden analizinin atlanıp doğrudan "eğitim verildi" yazılması
- Kalibrasyon ve bakım kayıtlarının güncel olmaması
- Hedeflerin ölçülebilir tanımlanmaması ya da hiç izlenmemesi
Son iki haftada yapılacaklar
Denetimden önceki iki haftada: iç tetkiki ve YGG'yi tamamlayın, açık düzeltici faaliyetleri kapatın veya termin planına bağlayın, saha personelini denetimin amacı konusunda bilgilendirin. Ezber gerekmez — çalışanın kendi işini kendi sözleriyle anlatması, ezberlenmiş politika cümlelerinden çok daha değerlidir.
Uygunsuzluk çıkması sürecin sonu değildir: minör bulgular için düzeltme planı yeterlidir; majör bulgularda ise kapatma için ek süre tanınır.